비서실무의이해(5판)

-도서소개-

 비서는 상사의 최측근에서 일정, 회의, 인간관계, 정보 등의 업무를 효율적으로 보좌하여 상사가 최대의 업무 성과를 낼 수 있도록 해야 한다. 즉 전문비서는 최고경자가 경활동에 전념할 수 있도록 비서 및 사무관리 업무를 완벽하게 수행할 수 있어야 한다.

또한 팀 비서로서의 역할이 요구될 경우 비서 업무 뿐 아니라 해당 부서 업무 전반에 대한 이해와 수행 능력을 갖추어야 한다. 치열한 경쟁 속에서 생존해야 하는 기업들은 우수한 인적자원에 투자를 아끼지 않고 있다. 뛰어난 능력과 자질을 갖춘 비서는 기업의 경쟁력이므로 기업들은 과거에 비해 비서에게 높은 역량을 요구하고 있을 뿐 아니라 전문비서 교육에도 많은 지원을 하고 있다.

본 비서실무의 이해는 이러한 시대의 흐름에 맞는 전문비서로서의 능력을 함양하고자 개정판을 출판하게 되었다. 초판의 전통적인 비서실무 내용에 기초를 두고 오늘날 변화된 사무환경으로 인해 추가되거나 변경된 비서업무와 업무 수행 방식 등을 포함하다. 책은 총 10장으로 구성되어 있으며 전화 및 내방객 등의 비서의 대인관계 업무, 상사의 일정, 회의, 출장보좌 업무를 효율적으로 수행할 수 있도록 보좌업무, 문서관리 및 정보처리 업무, 취업으로 구성하다. 특히 취업 부분에서는 비서직에 지원하는 지원자들이 활용할 수 있는 다양한 취업서류 실제 예문을 삽입하여 참고할 수 있도록 하다.
나아가 현직 비서들의 다양한 사례를 삽입하여 현직 비서들의 목소리를 반하을 뿐 아니라 익힘 문제를 통하여 책의 내용에 대한 이해 여부를 확인할 수 있도록 구성하다. 비서학 연구 논문, 비서들의 다양한 커뮤니티, 뉴스 등에서 발췌한 내용도 추가하여 본서의 내용이 이론에 그치지 않고 바로 비서 업무에 적용할 수 있도록 내용을 구성하다. 특히 비서실무 자문을 얻기 위해 ㈜한과 컴퓨터 비서팀의 이진아 팀장의 자문을 받았다. 이진아 팀장이 다년간의 비서직 경험을 수행하면서 경험한 사례를 제공하을 뿐 아니라 책의 내용을 꼼꼼히 검토한 후 현실과 다른 내용이 있는지, 추가되어야 할 내용이 있는지 등을 검토하여 책의 현장감을 높이는데 많은 기여를 해주었다.

-목차-

CHAPTER 01 환경변화와 비서

​1.비서의 정의와 역할

 비서의 정의와 수칙

 -비서의 정의 

 -비서 수칙 

 비서의 역할

-비서의 업무 

-비서 표준 직무 기술서 

​

2​.비서의 역량 

비서의 역량

-지식(Knowledge)

-기술(Skill)

-능력(Ability)

-가치(Value) 

-태도(Attitude) 

비서의 자기개발

-정보기술 능력

-커뮤니케이션 능력 

-언어 능력

-회계, 재무 능력

-매너

CHAPTER 02 전화응대 업무

1.전화응대 업무 

기본 원칙 

-상사의 기호파악 

-전화응대 자세 

전화를 걸고 받을 때의 자세 

-전화를 걸 때 유의사항

-상황별 전화응대

-전화연결

-상사 부재 시 전화응대

기타 다양한 상황에서의 전화응대

-상대방이 부재중일 때

-직위가 높은 사람에게 비서가 전화를 걸 때

-상사가 통화중일 때

-전화 중개 시

-통화 도중에 다른 전화를 받을 때

-비서 부재 시 전화응대

-전화가 잘못 걸려왔을 때

-전화를 끊을 때

-전화를 끊은 후

2.전화서비스

전화 기기와 부가 서비스

-키폰

-스마트폰

-전화 부가서비스

국제전화

-전화응대 영어

CHAPTER 03 내방객 응대 업무

1.내방객 응대 업무

기본 원칙

-상사의 기호파악

-내방객 응대 자세

-내방객 맞이 순서

-내방객 기록부와 내방객 카드

-면담 예약 

-면담 예약 받는 법 

-면담 일시 결정 시 피해야 할 시간

상사 부재 중 면담 예약

면담 약속의 변경 및 취소

상황별 내방객 응대

-선약 유무에 따른 내방객 응대

-내방객 조정

-상사 부재 중 내방객 응대 

-내방객 면담 중 비서 업무

2.내방객 맞이 및 안내 예절

-내방객 맞이

-인사

-소개 

-명함 

-내방객 안내

-복도와 계단에서의 안내

CHAPTER 04 일정관리 업무

1.효율적 일정 수립

상사의 일정관리

-비서의 일정관리 재량권

-상사의 일정관리 원칙

일정표의 종류 및 일정표 운영 

일정 확인 및 변경

-일정 확인

-일정 변경

2.비서의 업무 및 시간관리

비서의 업무관리

-To Do List

-업무일지

-티클러 파일과 Bring Forword Filing System

-조직도

-업무 매뉴얼

상사의 개인 정보 관리

-노트를 활용한 메모

-기타 업무 효율화 방안 

비서의 시간관리

-즉시 처리의 원칙

-계획에 의한 업무 추진

-상사외의 업무 및 시간 조정

-스스로의 통제

-지시 및 보고

-지시를 받을 때

-보고

CHAPTER05.회의 업무

1.회의의 개요

-회의의 기능

-회의의 형식

-회의 형식

-컴퓨터 및 통신을 활용한 회의 방식 

        
2.회의 보좌업무

상사 회의 참석 시 보좌업무

-상사 회의 참석 시 업무순서

-상사 회의 참석 시 확인사항

성공적 회의 개최를 위한 준비 업무      

-회의 목적과 의제 파악

-회의 시기 결정

-참석자 범위 선정

-회의 장소 선정

-회의 운영 계획

상사 회의 참석 시 보좌업무

--회의 주최 시 업무 순서

-외부강사 초청 시 확인 사항

-회의 통지

회의 자료 준비

-회의 진행

-회의장 준비 

회의 기자재 및 정보화 기기

-설비 및 비품 준비

-회의 당일과 회의 사후 업무

-회의의 진행 순서 및 용어

의전 및 국제행사

--의전 계획 수립 

행사 의전 정보 수집 및 준비

-의전 수행

-국제 행사 

CHAPTER 06 출장 업무
1.출장준비

출장계획

-조직 규정 및 상사 취향 확인

-출장계획안 수립

예약업무

-교통편 예약

-비행기 예약 관련 기타내용

-숙박시설 예약

-렌트카 예약

해외 출장 수속

-여권

-비자

-환전

-여행자 보험

-예방 접종

2.출장보좌 업무

출장일정표

-출장일정표 기재사항 

-출장일정표 작성 시 유의사항

출장 전·중·후 업무

-출발 전 업무

-출장 중 업무

-상사의 귀사에 대비한 업무

-출장 사후 업무

CHAPTER07. 총무 업무

1.상사의 인간관계 관리

상사의 대·내외 활동 보좌 업무             

-대·내외 행사 업무

경·조사 업무

-경사

-조사

​

2.비서의 환경 관리

업무공간 관리

-상사 집무실

-비서실

-접견실

-탕비실

사무기구 및 비품 관리

-사무용 책상

-의자

-파일 캐비넷

-사무용품 및 기타 비품

CHAPTER 08. 정보 수집 및 관리 업무

1.정보관리 업무 

정보기술 환경의 변화 

-비서의 정보기술 능력 

비서의 정보 수집 및 명함 관리

-신문 스크랩하기

-인터넷을 통한 신문 기사검색

-뉴스 클리핑

-명함 관리

자료의 제시

-문서 자료

-그래프 자료

-프리젠테이션

정보의 보안

-기밀 정보의 보안

-개인 소셜미디어 활용에 따른 정보 보안

-정보 보호 방법

CHAPTER 09. 문서 관리

1.문서작성

-문서의 의의

-문서의 정의

-문서의 필요성 

-문서의 기능

-문서의 종류

-문서의 성립과 효력 발생

문서의 작성 

-문서 작성의 요건

-문서 작성의 형식 

-공문서 

-기안 문서

-시행 문서

결재

사문서

-사외 문서

-사내 문서 

-보고서

2.문서정리

문서정리의 의의

-문서정리의 목적

-문서정리의 기본 원칙

-문서정리의 대상

-문서정리의 과정

문서의 대출

다양한 문서정리 방법

-문서정리의 순서

-문서정리 방법

-문서정리 용구 

전자문서의 관리

-전자문서

-전재결재 시스템

3.문서의 수신 및 발신

공문서 접수와 배부 

-우편물 처리 

-수신된 우편물 처리

-발신 우편물의 처리

-봉투의 처리 

우편제도 

-국내 특급 우편

-민원우편

-국제 특급 우편 EMS

-국제 특송 서비스

-전자우편

 
CHAPTER 10. 취업

1.취업전략

진로경로 설정

취업정보 수집

취업노트

2.취업서류

이력서

-인적사항

-학력

-경력

-특기 및 상벌 사항

-사진 
자기소개서

-자기소개서의 내용

-자기소개서의 실례

-자기소개서 작성법

3.면접

면접의 종류

-개별면접

-집단면접 

-집단토론면접

면접 준비

-사전 조사

-예상질문

-면접 태도 점검

-옷차림

면접시험의 순서

-회사 도착

--대기

입실

-질의응답

-퇴실 

부록

전문비서 윤리강령

항공사 코드

각국 도시 공항 코드

출장 여비 규정

세계 주요국 월별 평균 기온

세계시차표

세계화폐단위

수의(壽儀)

여행계획안 사례 
 

-저자소개-

장은주

현) 경인여자대학교 비서행정과 교수

이력) 이화여자대학교 법정대학 비서학과 졸업

서강대학교 경대학원 경학 석사(인사·조직 전공)

서강대학교 대학원 경학과 경학 박사(인사·조직 전공)

Syracuse University, Martin J. Whitman School of Management 방문교수

The Bank of New York 비서 근무

한국존슨앤드존슨 수석비서 근무

김경화

현) 인덕대학교 비서과 교수

이력) London Wimbledon Pitman College, 비서과 수료

이화여자대학교 법정대학 비서학과 졸업

이화여자대학교 교육대학원 교육학 석사(교육과정 전공)

이화여자대학교 대학원 교육학과 박사과정 수료(교육과정 전공)

The Bank of New York 비서 근무

유지선

현) 수원여자대학교 비서과 교수

이력) 이화여자대학교 법정대학 비서학과 졸업

서울대학교 사범대학 경교육 석사(경교육 전공)

서울대학교 대학원 농산업교육과 교육학 박사(교육학 전공)

㈜ 대우 인사부 근무


-비서실무 자문 소개-

이진아
현) (주)한과컴퓨터 비서팀 팀장

이화여자대학교 경전문대학원 경학 석사(인사조직전략)

이력) 경인여자대학교 비서행정과 졸업

㈜소프트포럼 비서팀 대리